Zarządzanie czasem to sposób planowania zadań i odpoczynku w taki sposób, by zrealizować to, co najważniejsze. Każdy człowiek, bez względu na to, czym się zajmuje, ma do wykorzystania 24 godziny. Dlaczego jednym ten czas ucieka przez palce, a inni potrafią efektywnie wykorzystać każdy moment? O tym, jak znaleźć się w tej drugiej grupie jest poniższy tekst.
Zasada 60:40
To sposób planowania zadań wykorzystywany przez osoby, które nie są w stanie przewidzieć wszystkiego, co spotka je w ciągu dnia. Nie mogą dokładnie zaplanować całego czasu, który mają do wykorzystania, więc planują jedynie 60%. Pozostałe 40% przeznaczają na niespodziewane okoliczności, w których będą musieli wykonać coś dodatkowo.
Bufor czasowy często wykorzystują menedżerowie, którzy mimo konkretnego planu, muszą gasić jakieś pożary w pracy lub prowadzić dłuższe nieplanowane rozmowy przez telefon. To technika dobra dla osób, które mają problem ze skupieniem się w pracy i często się rozpraszają. Jeśli zaplanują zadania, zostawiając sobie bufor czasowy, jest duża szansa, że wszystkie zrealizują.
Pomodoro
To technika znana od lat 80. Polega na tym, by w czasie 25 minut skupiać się jedynie na konkretnym zadaniu, a następnie zrobić sobie 5 minut przerwy. Tak naprawdę każdy może zmieniać przedziały czasowe, w których pracuje i odpoczywa. Niektórzy ludzie wolą pracować w skupieniu 45 minut, a potem przez 10 mieć przerwę.
Podstawowe założenia tej techniki to:
- sumienne korzystanie z minutnika (jeśli dzwonek zwiastuje przerwę, trzeba ją zrobić)
- przygotowanie miejsca pracy (trzeba z niego usunąć rozpraszacze, które mogłyby przerwać czas pracy)
- po 3-4 sesjach pracy konieczna jest dłuższa przerwa
Z tej techniki często korzystają osoby, które zajmują się pisaniem. Wielu autorów bestsellerów podkreśla, że dzięki tej technice siadali sumienne do pisania i potrafili się na nim skupić bez zaglądania w telefon.
Samodyscyplina
Nawet najskuteczniejsze techniki zarządzania czasem nie będą przynosić efektów, jeśli osoba je stosująca będzie rozproszona. Nie ma jedynej najlepszej metody na to, by realizować swoje zadania. Jest jednak kilka skutecznych na to, jak przybliżyć się do ich realizacji. Należą do nich:
- usunięcie rozpraszaczy
Ciągłe sprawdzanie maila, czy powiadomień w telefonie może wybijać z rytmu pracy. Na czas skupienia (w dowolnej technice) najlepiej wyłączyć telefon i nie sprawdzać maila. Przydatne jest wpisanie w plan dnia tych czynności, np. sprawdzanie maila o 9 i 14.
- asertywność
Ze skutkami braku asertywności często borykają się osoby pracujące z domu. Zdarza się, że domownicy nie rozumieją, że ich czas pracy nie jest jednocześnie czasem, w którym mogą przygotować obiad lub wyjść z psem. Aby pracować skutecznie, trzeba im to zakomunikować.
- wielozadaniowość nie istnieje
Nie da się robić dwóch rzeczy na raz. Cechę wielozadaniowości często przypisuje się młodym matkom. Te zresztą same mówią o sobie, że jednocześnie gotują i zajmują się dzieckiem, a do tego spoglądają na serial. W praktyce jednak wtedy nie skupiają się dobrze na żadnym z zadań. Wielozadaniowość może być etapem przejściowym, gdy to konieczne. Finalnie jednak ani zawodowo ani prywatnie nie jest dobra, bo potęguje zmęczenie przy niskich efektach.
Podsumowanie
Zarządzanie czasem to coś, czego można się nauczyć. Potrzeba jednak sporo cierpliwości i samozaparcia. Decydujący jest czynnik charakterologiczny – osoby, które ciągle porzucają swoje obowiązki nawet przy zastosowaniu najlepszych technik będą to robić nadal.