Dwie osoby mają taki sam etat w pracy, podobne rodziny oraz pochodzą z tego samego środowiska. Jak to się dzieje, że jedna z nich ma czas na czytanie książek dzieciom, długą kąpiel w wannie oraz kurs dodatkowego języka, podczas gdy druga 3 raz w miesiącu przekłada spotkanie ze znajomymi. Wszystko sprawdza się do zarządzania czasem. Planowania, ustalania priorytetów oraz konsekwencji w działaniach.
Zarządzanie czasem – co to?
Zarządzanie czasem może kojarzyć się z dużą korporacją. Jednak jest to umiejętność wykorzystywana przez każdego. Niektóre osoby korzystają z aplikacji, inne z kalendarzy, zdarzają się też karteczki na lodówkę albo własna głowa, która najczęściej zawodzi. Zarządzanie czasem sprowadza się do ustalenia celu, podzielnia go na etapy i realizacji. Ważne jest równie planowanie działań oraz ustalenie ich wagi. W codziennym życiu równie istotne są zadania wykonywane w pracy, jak i wpisanie w kalendarzu czasu na odpoczynek.
Jak zacząć oszczędzać czas?
Doby nie da się rozciągnąć. Można jednak spróbować zminimalizować czas poświęcany na rzeczy mało ważne. Spróbować podjeść do doby jako do całości oraz poszukać sposobów na to by jak najlepiej wykorzystać każdy dzień.
Ile tak naprawdę się dzieje?
Zarzadzanie czasem najprościej rozpocząć od zapisania wszystkich aktywności w ciągu dnia. Takie działania warto prowadzić przez dłuższy okres czasu np. tydzień. Ważne by w aplikacji czy dzienniczku zapisywać wszystkie wydarzenia. Oprócz obowiązków domowych, pracowniczych i rodzinnych dobrze zapisać również kawę z koleżanką czy codzienny wypad do sklepu po najpotrzebniejsze zakupy. Pozwoli to na określenie jak dużo rzeczy tak naprawdę dzieje się w ciągu dnia.
Po obserwacji należy przejść do analizy. Warto zobaczyć jakie czynności występują najczęściej. Może się okazać, że w niektóre dni wyjście do sklepu odbywało się aż trzy razy, ponieważ zapomniało się o konkretnym produkcie. Analiza aktywności pozwala też zauważyć, które działania prowadzą do konkretnych efektów, a które nie mają najmniejszego sensu.
Planowanie i dzielenie
Po analizie danych warto zastanowić się w jaki sposób zaplanować kolejne dni. Może zakupy warto przenieść na konkretny dzień tygodnia by nie wychodzić tak często do sklepu. Takie działania nie tylko oszczędzają czas ale też pieniądze. Ważne by skupić się na ustaleniu priorytetów i podzieleniu obowiązków. Dzięki temu rzeczy, które wymagają zrobienia na już nie zostaną odłożone na ostatnią chwilę. W razie nieprzewidzianych wypadków takie działanie pozwoli też na przesunięcie mniej istotnych wydarzeń na inny termin.
Dzienne cele
Celi nie ustala się tylko w pracy. W środowisku domowym mogą się okazać równie ważne np. jeśli celem jest posprzątanie łazienki, w której jest sterta prania oczywiste jest, że najpierw należy wyprać ubrania by nie zajmowały miejsca po czym systematycznie zabrać za sprzątanie. Dzięki takiemu nawet w trakcie przerwania czynności, ktoś będzie czuł motywację do powrócenia do jej wykonywania. Pozwala to na uniknięcie też robienia wielu rzeczy jednocześnie.
Szacunek do samego siebie
Zarządzanie czasem skupia się nie tylko na efektywnym wykonywaniu czynności ale też na dobrym samopoczuciu i komforcie psychicznym. Warto zastanowić się w jakich godzinach ktoś jest najbardziej produktywny. Czy woli pracować od samego rana by wieczorem zrelaksować się na kanapie, czy wręcz na odwrót dopiero po dwunastej jest w stanie normalnie funkcjonować. To kwestie indywidualne, które mają olbrzymi wpływ na szybkość i jakość wykonywanej pracy.
W tym punkcie warto dodać, że wszyscy są ludźmi. I każdy może mieć gorszy dzień, nie dopiąć wszystkiego na ostatni guzik lub być chorym. Dlatego nie warto za wszelką cenę dążyć do osiągnięcia zamierzonych celów. Może to przynieść więcej szkody, niż korzyści.
Wielozadaniowość i multitasking
Swego czasu mówiło się, że jednoczesne odpisywanie na maile i koordynowanie pracą zespołu pokazuje doświadczenie pracownika, jego dobrą organizację, pozwala na zaoszczędzenie pieniędzy. Niestety zwykle kończyło się to na niedoczytywaniu informacji, czy odpisywaniu tylko połowicznie i irytującym się zespole.
Multitasking wbrew pozorom wydłuża czas jaki jest przeznaczony na konkretne zadanie. Najczęściej obniża też jakość wykonywania go. I o ile jedna czynność jest mechaniczna i nie wymaga zaangażowania głowy jak np. praca na taśmie produkcyjnej i jednoczesne słuchanie podcastów albo rozmawianie z innymi osobami, tak już dwie rzeczy angażujące w równym stopniu nie działają. Uwagi nie da się podzielić można ją tylko przenosić z obiektu na obiekt. Nawet jeśli dzieje się to co sekundę, to wciąż nie jest to samo.
To dlatego zabieranie się za dwie czynności jednoczenie jest nieefektywne. Warto podczas zarządzania czasem uniknąć tej pułapki.
Asertywność
Niektóre osoby mają problem z wypełnianiem zadań ponieważ trudno im odmawiać. Mają plany na zrobienie czegoś wieczorem ale gdy ktoś poprosi ich o przysługę, godzą się na nią, mimo że wcale nie są z tego zadowolone. W planowaniu warto wiedzieć kiedy powiedzieć stop. Jeśli jest jakieś zadanie do wykonania a ktoś prosi o pomoc w wykonaniu innej czynności któryś raz z rzędu to może oznaczać, że albo nie radzi sobie na powierzonym stanowisku albo woli by ktoś inny wykonywał za niego część obowiązków.
Asertywność i odmawianie są bardzo dobrym nawykiem nie tylko w kontekście zarządzania czasem. Grzeczne odmówienie nie sprawi nikomu przykrości. A dzięki temu osoba, która odmawia może poczuć się lepiej. Warto jednak umieć rozsądnie wyważyć zarówno sposób powiedzenia “nie”, jak i czas kiedy można zgodzić się na pomoc, czy spotkanie z kimś.
Bałagan zabiera czas
Nie bez powodów w każdej dużej firmie wszystkie produkty mają swoje określone miejsce. Szukanie czegoś zajmuje bardzo dużo czasu. Rozprasza też cały zespół. Warto zadbać by przestrzeń służąca do pracy była dobrze zorganizowana. Wszystko nie musi być poukładane od linijni, ponieważ takie niepotrzebne działania równie zabierają czas i energię. Każdy jednak powinien znać podstawowe zasady i potrafić utrzymać bazowy porządek. Artystyczny nieład, gdzie ktoś doskonale zdaje sobie sprawę jak wygląda pomieszczenie, jego rozkład oraz potrzebne narzędzia, jest czymś innym od totalnego bałaganu. Warto też poziom czystości dostosować do swoich indywidualnych potrzeb. Nie zawsze wszystko musi błyszczeć, chyba że ktoś ma taką potrzebę, ponieważ inaczej będzie się czuł rozproszony.
Aby zapobiec pojawianiu się bałaganu dobrze jest korzystać z koszyczków, które łatwo pozwalają na odkładanie rzeczy na miejsce. Jeśli chodzi o pliki, osobne foldery z własnymi kategoriami pozwolą szybciej odnaleźć się w nawale plików. Zawsze można skorzystać też z podpisów miejsc na których powinny znajdować się rzeczy by przypominać innym osobom o zasadach panujących we wspólnej przestrzeni.
Dokładność popłaca
Zarządzanie czasem może sugerować, że wszystkie czynności powinny być wykonywane szybko i sprawnie. Jednak jest odwrotnie. Każdy ma indywidualne tępo pracy. Jedne rzeczy można wykonać bardzo szybko i to sprawdzi się świetnie. Ale na inne potrzeba znacznie więcej czasu. Spowolnienie tępa pracy nie tylko pozwoli na uniknięcie błędów, które w innym wypadku trzeba by poprawić ale też zmniejszy poziom stresu. A jeśli praca jest wykonywana z pozytywnym nastawieniem łatwiej się za nią zabrać i nie jest tak obciążająca psychicznie.
Unikanie rozpraszaczy
W zarządzaniu czasem bardzo dużo mówi się o unikaniu rozpraszaczy. Mogą to być osoby znajdujące się w pomieszczeniu, które często zagadują lub chcą pokazać jakieś ciekawostki. Warto wtedy uprzejmie przeprosić i przełożyć rozmowę na inny czas, lub pracować w słuchawkach. Szczególnie trudno jest tutaj z dziećmi. Maluchy nie rozumieją podziału czasu i ze wszystkim chcą się dzielić od razu. Można próbować tłumaczyć im dlaczego akurat w tym momencie nie wolno przeszkadzać. Jednak jest to bardzo żmudny proces.
Kolejnym rozpraszaczem są aplikacje z powiadomieniami. W tym temacie powiedziano już wszystko. Scrollowanie social mediów zajmuje bardzo dużo czasu, którego już nie da się odzyskać. Dlatego warto zastanowić się w jaki sposób je ograniczyć. Można wyznaczyć określone godziny na wchodzenie i wchodzenie z nich. Bardzo pomocne są aplikacje, które wyświetlają komunikat o czasie spędzonym na oglądaniu czegoś w Internecie. Dla osób, które potrzebują mocniejszych bodźców warto zastanowić się nad czasowym blokowanie stron.
Jednak media społecznościowe to tylko jedna strona medalu. w pracy równie dużo czasu traci się na dyskusje na Slacku, czy innym wewnętrznym komunikatorze. Warto zastanowić się czy naprawdę ze wszystkimi informacjami trzeba być na bieżąco czy może lepiej zaczekać aż coś się wyklaruje i wtedy dodać swoje odczucia. Tak samo wygląda sprawa z odpisywanie na maile. Coraz częściej wymaga się od pracowników natychmiastowych odpowiedzi. Jednak sprawdzanie maili i segregowanie ich zabiera bardzo dużo czasu. Warto ustalić sobie określony czas na sprawdzanie poczty i zarządzanie nią np. początek i koniec pracy.
Proszenie o pomoc
Może się to wydawać kuriozalne, jednak bardzo dużo osób ma problem z proszeniem o pomoc. Marnują niepotrzebne czas na szukanie rozwiązania zamiast zapytać kogoś kto jest w stanie w ciągu minuty wyjaśnić w jaki sposób rozwiązać dany problem. Proszenie i udzielanie pomocy nie jest niczym złym i pozwala na poprawę samopoczucia.
To samo dotyczy delegowania zadań. Szczególnie małe przedsiębiorstwa albo osoby prowadzące działalność gospodarczą upierają się, że cała firma będzie działa od początku do końca samowystarczalnie. Niestety krawiec nie zna się natworzeniu strony internetowej, lub nie zawsze musi jeździć osobiście do sprawdzonej hurtowni by przywieść potrzebne materiały. W takim wypadku warto skorzystać z pomocy agencji oraz dostawców i przedstawicieli handlowych. Delegowanie zadań oszczędza czas na to, czym dana osoba się zajmuje. Dzięki temu może ona znacznie więcej pracy poświęcić na czynności w których jest dobra. A takie działania pozwolą na szybsze osiągnięcie pozytywnych rezultatów.