Każda firma indywidualnie dobiera cechy jakie powinno spełniać jej biuro. Nie ma jednego wzorca jak ma wyglądać, gdyż wiele tak naprawdę zależy od branży w jakiej pracujemy. Dlatego też, gdy przychodzi czas na podjęcie decyzji gdzie i jak go szukać okazuje się, że nie jest to taka prosta sprawa.
Co do jednego należy się zgodzić. Biuro jest niejako wizytówka naszej firmy zatem pełni ono również funkcję reprezentacyjną. Jeśli zamierzamy przyjmować w nim regularnie klientów musi ono być odpowiednio wyposażone i przystosowane do przyjmowania interesantów. Dodatkowym atutem jest posiadanie pomieszczenia biurowego w dobrej lokalizacji. Co przez to rozumiemy? Chodzi o to, aby adres był rozpoznawalny. Jeśli mamy zarejestrowaną działalność w niewielkiej miejscowości może to zniechęcić klienta do wybrania się do nas. Co innego jeśli adres firmy mieści się w dużym mieście. Wówczas znacznie zwiększa się nasz prestiż oraz wizerunek firmy. Dane kontaktowe mogą naprawdę przynieść wiele korzyści, dlatego każdy przedsiębiorca dąży do tego, aby przenieść swoją działalność do miasta
Takie rozwiązanie posiada właściwie same plusy. Jeżeli uda nam się przenieść w dogodną lokalizację to automatycznie zwiększamy swoje możliwości w zakresie pozyskiwania klientów. To daje nam możliwość dynamicznego rozwoju swojej działalności. Oczywiście nie gwarantuje to od razu sukcesu, ale jest krok w dobrym kierunku. Wbrew wszechobecnym opiniom wynajęcie biura w mieście wcale nie oznacza dużego wydatku. To prawda, że są miejsca, za które trzeba słono zapłacić, ale bez większego problemu możemy znaleźć wiele ofert znacznie tańszych. Wszystko tak naprawdę zależy od powierzchni, lokalizacji i zaplecza technicznego. Wiadomo, że centrum miasta będzie droższe niż jego obrzeża. Przed decyzją musimy sobie przeprowadzić prostą kalkulację czy lokalizacja jest opłacalna i wówczas podjąć decyzję. Pamiętajmy jednak o tym, iż nasza wiarygodność w oczach klient jest bezcenna i warto niekiedy zdecydować się na ponoszenie większego kosztu utrzymania biura.
Są jednak firmy, które nie potrzebują dużych przestrzeni i sporadycznie spotykają się osobiście ze swoimi klientami. Nie ma zatem sensu wynajmować powierzchni biurowej, którą będziemy musieli utrzymywać. Nie oznacza to jednak, że tacy przedsiębiorcy nie potrzebują mieć dostępu do prestiżowego adresu swojej siedziby. Jest jednak rozwiązanie, które będzie w stanie ich zadowolić. Mowa tu o tak zwanych biurach wirtualnych. To nic innego jak wynajęcie adresu pod którym będzie widniała nasza firma. W rzeczywistości nie posiadamy fizycznego biura więc koszty ograniczają się do całkowitego minimum. W ramach usługi dostajemy możliwość odbierania w naszym imieniu korespondencji czy telefonów, a w razie potrzeby otrzymujemy nawet dostęp do sal konferencyjnych i biura na czas spotkania z klientem. Warto zatem o tym pomyśleć zamiast niepotrzebnie wydawać pieniądze nawet na niewielką powierzchnię biurową, z której de facto nie korzystamy. Warto zapamiętać, że bez względu na to na jaką formę biura się zdecydujemy niezwykle ważnym czynnikiem jest jego lokalizacja zatem musimy o to zadbać w pierwszej kolejności.