Koniecznie trzeba zdawać sobie sprawę, że obecnie wybór biura księgowego jest zdecydowanie prostszym zadaniem niż mogłoby się wydawać. Wystarczy przed podjęciem ostatecznej decyzji uwzględnić najbardziej istotne kwestie. Jakie cechy musi posiadać dobre biuro rachunkowe?
Podstawowe dokumenty potwierdzające kwalifikacje
Należy mieć świadomość, że prowadzenie biura księgowego jest bardzo odpowiedzialnym zadaniem. Rekomendowane jest zatem zweryfikowanie czy pracownicy określonego biura będą posiadali doświadczenie i odpowiednią wiedzę. Godny uwagi jest fakt, że zgodnie z przepisami prawnymi omawiany rodzaj działalności może prowadzić każdy. Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem będzie jednak sprawdzenie czy firma posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej czy inne zezwolenia. Jak wiadomo w przeszłości biuro musiało mieć certyfikat Ministerstwa Finansów. W najprostszym możliwym ujęciu było to Świadectwo Kwalifikacyjne. Przedsiębiorcy muszą się poważnie zastanowić czy chcą, aby osoby, które go nie posiadają zajmowały się ich finansami. Bardzo istotne znaczenie ma fakt, że wspomniany certyfikat zawsze będzie wydawany na konkretną osobę, a nie biuro rachunkowe. Warto zatem upewnić się, czy osoba, która będzie prowadziła księgowość firmy jest w jego posiadaniu. Zalecane jest również upewnienie się kiedy dokładnie dany certyfikat został wystawiony. Będzie to bowiem świadczyło zarówno o kwalifikacjach, jak i umiejętnościach księgowego. Nie można zapomnieć zweryfikować, czy określone biuro posiada licencję doradców podatkowych.
Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej
Koniecznie trzeba zdawać sobie sprawę, że biura rachunkowe są zobowiązane do posiadania polisy od odpowiedzialności cywilnej. Z kolei doradcy podatkowi muszą mieć indywidualne ubezpieczenie. Rekomendowane jest przed podjęciem ostatecznej decyzji zweryfikować, czy określone biuro posiada ubezpieczenie od rozliczeń z ZUS czy utraconej dokumentacji. Warto również zweryfikować w jakim dokładnie towarzystwie ubezpieczonym dana firma wykupiła wspomnianą polisę. Istotne znaczenie będzie miała także jej wysokość. Musi bowiem pokryć straty, które poniosło przedsiębiorstwo w wyniku błędu biura rachunkowego.
Ochrona danych personalnych
Należy mieć świadomość, że w Polsce obowiązuje ustawa o ochronie danych osobowych. Godny uwagi jest fakt, że obowiązki, które były wcześniej realizowane przez GIODO zostały przeniesione na poszczególnych administratorów danych osobowych. Przedsiębiorca, który zdecyduje się usługi danego biura musi zweryfikować, czy wdrożyło ono odpowiednie procedury gwarantując skuteczną ochronę danych personalnych.
Opłaty
Warto wiedzieć, że dla bardzo dużej liczby przedsiębiorców najbardziej istotnym aspektem przy wyborze firmy księgowej jest cena. Nie jest rekomendowane stawianie na firmę, która będzie oferowała w najwyższych i najniższych cenach na rynku. Zdecydowanie najważniejszy jest stosunek jakości do ceny. Trzeba zdawać sobie sprawę, że obniżenie ceny będzie równoznaczne z oszczędnością na określonym aspekcie danego biura. Ponadto niskie koszty mogą wiązać się ze znacznie mniejszym zakresem usług. Nie można zatem przed podjęciem ostatecznej decyzji o wyborze sugerować się tylko ceną. Warto wybrać się do danego biura, a następnie samodzielnie sprawdzić zakres oferowanych usług.
Zakres świadczonych usług
Można zaobserwować, że obecnie na rynku działa bardzo duża liczba biur księgowych. Godny uwagi jest fakt, że przedsiębiorstwa coraz częściej zaczynają specjalizować się w poszczególnych dziedzinach. Rekomendowane jest nawiązanie współpracy z przedsiębiorstwem, które będzie praktykowało przede wszystkim indywidualne podejście do klienta. Przedsiębiorca musi także bardzo poważnie zastanowić się, czego dokładnie oczekuje od danego biura. Jak wiadomo nie wszystkich interesuje tylko prowadzenie samej księgowości. Warto wiedzieć, że prowadzenie niektórych firm będzie wymagało pracy sztabu specjalistów. Zdecydowanie najlepszym rozwiązaniem będzie wtedy postawienie na duże biuro rachunkowe.